1. Qui sommes-nous
Flexys est une plateforme qui aide les entrepreneurs a mettre en place leur environnement numerique professionnel, comprenant site web, CRM, chatbot et agent telephonique IA. Nous sommes responsables du traitement des donnees personnelles tel que decrit dans cette politique de confidentialite.
Contact : info@flexys.ai
2. Quelles donnees nous collectons
Nous pouvons traiter les donnees personnelles suivantes :
- Nom et coordonnees (adresse email, numero de telephone)
- Informations sur l'entreprise (numero d'immatriculation, nom de l'entreprise, adresse)
- Informations de compte (nom d'utilisateur, mot de passe sous forme hachee)
- Donnees d'utilisation (heures de connexion, fonctionnalites utilisees)
- Donnees techniques (adresse IP, type de navigateur, informations sur l'appareil)
- Donnees de communication (messages chat, transcriptions d'appels telephoniques)
- Donnees de paiement (informations de transaction via Stripe, pas de numeros de carte bancaire stockes)
- Donnees SMS (numero de telephone et statut de livraison pour les rappels de rendez-vous)
- Donnees de notifications push (abonnement navigateur pour les notifications, si active)
3. Finalite du traitement
Nous traitons les donnees personnelles aux fins suivantes :
- Creation et gestion de votre compte
- Fourniture de nos services (site web, CRM, chatbot, agent vocal)
- Amelioration de nos services
- Envoi de communications liees aux services
- Respect des obligations legales
- Securisation de notre plateforme
- Le traitement des paiements via Stripe pour les reservations en ligne et les factures
- L'envoi de rappels de rendez-vous par SMS via Telnyx
- La facilitation des conversations webcall via le widget navigateur
4. Base juridique
Nous traitons les donnees personnelles sur la base de : l'execution du contrat (fourniture de nos services), l'interet legitime (amelioration de nos services et securite), l'obligation legale (obligation de conservation fiscale) et le consentement (le cas echeant, par exemple pour les communications marketing).
5. Durees de conservation
Nous ne conservons pas les donnees personnelles plus longtemps que necessaire pour la finalite pour laquelle elles ont ete collectees. Les donnees de compte sont conservees tant que votre compte est actif. Apres la cloture, vos donnees seront supprimees sur demande, sauf si des obligations legales de conservation s'appliquent. Les donnees de facturation sont conservees pendant 7 ans conformement aux obligations fiscales. Les donnees techniques de journalisation sont nettoyees regulierement.
6. Partage avec des tiers
Nous ne partageons des donnees personnelles avec des tiers que lorsque cela est necessaire pour nos services. Nous avons des accords de sous-traitance avec tous les processeurs. Cela concerne les parties suivantes :
- Fournisseurs d'hebergement: pour le stockage et la diffusion des donnees sur des serveurs europeens (Allemagne)
- Telnyx: pour la telephonie, la fonctionnalite vocale IA, les SMS et WhatsApp. Telnyx traite les donnees vocales pour l'agent telephonique IA, y compris les transcriptions d'appels, ainsi que les numeros de telephone et le contenu des messages pour les SMS et WhatsApp.
- Stripe: pour le traitement des paiements en ligne pour les reservations et factures. Stripe est certifie PCI-DSS. Nous ne stockons pas les details de carte bancaire.
- Google: lorsque Google Reviews est configure, des demandes d'avis automatisees sont envoyees avec un lien vers Google Maps. Seule l'adresse e-mail du client est utilisee.
7. Hebergement et securite
Toutes les donnees sont stockees sur des serveurs en Europe (Allemagne). Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriees pour proteger les donnees personnelles contre la perte, l'utilisation abusive et l'acces non autorise. Cela inclut le chiffrement SSL, les mots de passe haches et les mises a jour de securite regulieres.
8. Vos droits
En vertu du RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'acces: vous pouvez demander quelles donnees nous traitons vous concernant
- Droit de rectification: vous pouvez faire corriger des donnees inexactes
- Droit a l'effacement: vous pouvez demander la suppression de vos donnees
- Droit a la limitation: vous pouvez demander la limitation du traitement
- Droit a la portabilite: vous pouvez recevoir vos donnees dans un format courant. Contactez-nous a info@flexys.ai pour en faire la demande
- Droit d'opposition: vous pouvez vous opposer au traitement
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant a info@flexys.ai. Nous repondrons a votre demande dans un delai de 30 jours.
9. Reclamations
Si vous avez une reclamation concernant le traitement de vos donnees personnelles, veuillez d'abord nous contacter. Vous avez egalement le droit de deposer une plainte aupres de l'autorite de protection des donnees (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
10. Modifications
Nous pouvons mettre a jour cette politique de confidentialite de temps en temps. La version la plus recente est toujours disponible sur notre site web. En cas de modifications importantes, nous vous informerons par email ou par une notification sur la plateforme.